一、文件存储与管权
系统已经嵌入在文件存储服务器中，只需要把存储服务器置于企业网内，通过系统提供的后台控制平台，管理与限定文件的等级与员工的权限，员工使用系统提供的客户端或WEB端存储软件，便可以达到文件的存储与管控，同时一系列的文件安全传输与密文处理，无须另加设备，系统统统搞定。真正做到简单布署，安全使用。
如果已经有简易的文件存储服务器，系统可以轻松剥离并架于企业现有环境中，使用系统时无必额外支付第三方软件费用。
因此，系统可以代替日常的邮件、FTP传输文件等工作。
二、文件外发
在没有网络时，通常直接把文件拷贝到U盘或其它介质来解决，这样是不安全的，在文件的拷贝、传递途中极易泄密。这时通过系统设置文件授权码，再拷贝到U盘等介质的文件是加密的，也是安全的，从而不用担心在传递途中遗失等造成信息的泄密。接受方在收到文件后，无须存储环境，通过离线认证授权码的方式，文件自动会对授权码进行验证，从而对文件进行解锁。
因此，当一个重要公文需要上级或没有此系统环境的部门审阅、探讨时，通常会由人为的方式进行传递，在传递的过程中是不可靠的。此时可以通过系统的外发功能来代替，因为生成的外发文件是加密的，同时又不需要外带任何环境。
三、移动办公
系统不仅拥有大型的存储集群或高性能的存储服务器，而且还提供便携式存储器，可以把预先的文件存入，携带此存储器接入网中，通过存储器集成的系统进行文件流传与管控，传输的安性与可靠性一样得到保障。
困此，因某些原因，需要外出办公或会议，但外出人员又需要进行文件流传，同时文件多又大。通常情况下，外出人员拷贝文件到各自的电脑中，通过当地的网络进行文件对传，这是很不安全的。此时可以通过此功能进行有效的解决。
四、文件异地同环境认证
系统导出的文件，允许在异地并具有相同认证环境时认证，对方系统根据对方的帐号权限、等级进行识别，是否允许被访问。
因此，当需要一个文件给独立网段的多个人外发时，同时对方又拥有此系统环境。此时可以通过此功能进行文件流传并认证。
五、离线备份
通过系统转移到可用的移动介质并以加密方式存储。在灾难恢复时，可通过系统进行数据，用户的数据恢复。
因此，某些重要文件需要备份时，通常是明文存储的，这时相对不安全的。此时通过此功能有效解决移动介质的被盗或丢失引来的信息泄密。
