一、文件存储与管权
系统已经嵌入在文件存储服务器中,只需要把存储服务器置于企业网内,通过系统提供的后台控制平台,管理与限定文件的等级与员工的权限,员工使用系统提供的客户端或WEB端存储软件,便可以达到文件的存储与管控,同时一系列的文件安全传输与密文处理,无须另加设备,系统统统搞定。真正做到简单布署,安全使用。
如果已经有简易的文件存储服务器,系统可以轻松剥离并架于企业现有环境中,使用系统时无必额外支付第三方软件费用。
因此,系统可以代替日常的邮件、FTP传输文件等工作。
二、文件外发
在没有网络时,通常直接把文件拷贝到U盘或其它介质来解决,这样是不安全的,在文件的拷贝、传递途中极易泄密。这时通过系统设置文件授权码,再拷贝到U盘等介质的文件是加密的,也是安全的,从而不用担心在传递途中遗失等造成信息的泄密。接受方在收到文件后,无须存储环境,通过离线认证授权码的方式,文件自动会对授权码进行验证,从而对文件进行解锁。
因此,当一个重要公文需要上级或没有此系统环境的部门审阅、探讨时,通常会由人为的方式进行传递,在传递的过程中是不可靠的。此时可以通过系统的外发功能来代替,因为生成的外发文件是加密的,同时又不需要外带任何环境。
三、移动办公
系统不仅拥有大型的存储集群或高性能的存储服务器,而且还提供便携式存储器,可以把预先的文件存入,携带此存储器接入网中,通过存储器集成的系统进行文件流传与管控,传输的安性与可靠性一样得到保障。
困此,因某些原因,需要外出办公或会议,但外出人员又需要进行文件流传,同时文件多又大。通常情况下,外出人员拷贝文件到各自的电脑中,通过当地的网络进行文件对传,这是很不安全的。此时可以通过此功能进行有效的解决。
四、文件异地同环境认证
系统导出的文件,允许在异地并具有相同认证环境时认证,对方系统根据对方的帐号权限、等级进行识别,是否允许被访问。
因此,当需要一个文件给独立网段的多个人外发时,同时对方又拥有此系统环境。此时可以通过此功能进行文件流传并认证。
五、离线备份
通过系统转移到可用的移动介质并以加密方式存储。在灾难恢复时,可通过系统进行数据,用户的数据恢复。
因此,某些重要文件需要备份时,通常是明文存储的,这时相对不安全的。此时通过此功能有效解决移动介质的被盗或丢失引来的信息泄密。